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学校原始会计凭证审计应突出5个重点
 

顾洪斌  张新邨

 

    学校会计凭证特别是原始凭证是会计核算的原始证据。会计账簿是根据会计凭证整理登记的。它是记录经济业务、搜集会计资料、传递经济信息、并在法律上具有明确经济责任之效力和凭以记账的书面文件。原始会计凭证是开展各类审计项目的重要载体,不重视对原始会计凭证的审计,审计就是走过场,搞形式,失去了审计应有的作用。因此,扎实开展对原始会计凭证的审计,既是做好教育内审工作的内在要求,更是必然要求。笔者根据多年来的工作实践,深深地体会到学校原始会计凭证的审计应突出5个重点。

    第一,审计审批手续的完整性。所谓完整性,是指原始凭证应具备的要素要完整,手续要齐全。审计的要点主要是原始凭证的手续是否完备,应填写的项目是否已填写齐全,有关经办人员是否都已签名或盖章,主管人员是否审批签字,以及原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额、合计数等有无差错,大小写金额是否相符等。审计时应注意看原始凭证所记载的各项内容有无涂改现象,经过涂改的原始凭证即为无效凭证,不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。购买实物的原始凭证,必须有购物清单、验收证明、入库手续等附在记账凭证之后。对于经上级有关部门批准的经济业务事项,应当将批准文件或加盖公章的复印件作为原始凭证的附件。

    第二,审计支出内容的真实性。所谓真实性,是指原始凭证支出的日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。在审计中必须要求我们审计人员有耐心和细心,保持特有的职业敏感性,对有关支出进行一一甄别。例如。我们在开展的年度财务收支、经济责任、预算执行等各类审计中十分关注集中报支和大额支出的原始凭证。一是适当的招待费集中报支的问题。尽管严控招待费的支出,但适当的招待还是存在的。由于学校公用经费拨付不够及时,在审计中常常会发现部分学校适当的招待费分上半年、下半年或春节前相对集中报支的问题存在,鉴于此,我们都要向学校的校长、分管校长、财务主管人员询问有关情况,同时对饭店提供的原始清单上的日期、招待事由、校方签字人员以及金额等一一审查,以防止变通支出问题的存在。二是零星维修支出的问题。我们除了审查手续是否完整外,还要与学校的分管领导和职能部门的负责人到实地查看其是否真实存在。三是大宗采购支出的问题。在审计中我们遇到大宗采购支出的原始凭证时,除了审查原始凭证的日期、附件清单日期和入库验收日期外,仍然要到实地一一检查所购置的大宗物品的品名、产地、型号、规格以及数量是否与原始凭证、附件清单一致等,以杜绝虚列支出和资产流失问题的发生。

    第三,审计支出票据的合法性。所谓合法性,是指支出的票据符合《会计法》《中小学会计制度》(2013年新颁布)和税收法规等规定的要求,也就是正式票据。在审计时要关注从外单位取得的原始凭证是否应使用正式发票,发票上应印有税务专用章,必须加盖填制单位的公章和收款人的名字;对于自制的原始凭证,必须要有经办单位负责人或者由单位负责人指定的人员签名、盖章;支付款项的原始凭证,必须要有收款单位和收款人的收款证明,不能仅以支付款项的有关凭证代替。在审计中,常常发现工程预付款出现项目经理个人打自条问题,此类问题如果不及时纠正,不但是施工方偷税,导致国家税源流失,而且当工程款付到剩余的尾数少于应缴的税收时,施工方有可能就逃之夭夭,导致建筑物不能转为学校的固定资产,永远作为往来挂在帐上,一旦税务部门开展税收检查,学校还要遭受处罚。

    第四,审计支出项目的合规性。所谓合规性,是指支出的项目符合《会计法》《中小学会计制度》(2013年新颁布)和学校制定的财务制度以及年度预算计划办事。审计的重点主要是原始凭证所反映的经济业务内容是否符合国家有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等的规定,是否符合审批权限和手续,有无滥用职权违法乱纪、弄虚作假等行为。例如:在审计时我们应非常关注支出的项目是否符合教育主管部门制定的《关于开展厉行节约,反对铺张浪费细则》的要求,有无虚列支出或变相支出项目套取资金设立“账外账”和“小金库”的问题存在等。

    第五、审计报支的及时性。所谓及时性,是指一项经济业务活动结束后应按规定时间索取原始凭证履行程序办理报批手续,对于学校暂时确实存在经济困难的也可以先履行审批程序,待经济好转时再报支。在审计中,我们十分注重备用金的问题,例如:2010年我们在开展对一县属高中上年度财务收支审计时,发现该校为开展招生或组织教师外出培训时,多名学校领导干部领取备用金累计20万元,长时间不结账的问题存在,据该校财务主管人员反映,其中有少数同志已调出本校去县外学校工作。对此,我们提出3条审计建议:一是建议该校发公函给调出人员所在学校,要求当事人在一个月之内回来处理问题,否则将依据有关规定追究其挪用公款的责任;二是对继续在本校工作的领导干部限期在10天之内结账,否则就在其工资中扣还并追究有关责任;三是建立和完善备用金使用管理制度。一个半月后,我们又开展了对这所学校跟踪回访审计,发现整改情况较好。

    近些年来,我们宝应县教育局审计科在开展若干项经济责任、年度财务收支、预算执行、专项审计调查等审计中,始终抓住学校原始会计凭证这个“牛鼻子”,坚持突出其完整性、真实性、合法性、合规性、及时性等5个重点环节的审计,纠正了若干个疏忽或遗漏或不规范的问题,既发挥了教育内部审计在查错纠偏学校财务管理方面的作用,又促进了全县教育系统财务规范化水平的提高,取得了较好的成效。

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